Los sistemas de soporte de decisiones en los negocios

Los sistemas de soporte de decisiones en los negocios

¿Qué es un Sistema de soporte de Decisión?

Un sistema de soporte de Decisión o DSS (Decision Support Systems) es como un conjunto de programas y herramientas que permiten obtener oportunamente la información requerida durante el proceso de la toma de decisiones, en un ambiente de incertidumbre.

A lo anterior se agrega que, en la mayoría de los casos, lo que constituye el detonante de una decisión es el tiempo límite o máximo en el que se debe tomar. Así, en cada decisión que se toma, siempre se podrá pensar en que no se tiene toda la información requerida; sin embargo, al llegar al límite de tiempo, se deberá llegar a una decisión. Esto implica necesariamente que al verdadero objetivo de un sistema de apoyo a las decisiones sea proporcionar la mayor cantidad de información relevante en el menor tiempo posible, con el fin de decidir lo más adecuado.

El DSS tienen como finalidad apoyar a la toma de decisiones mediante al generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión, todo esté utilizando modelos y herramientas computacionales. Un DSS no soluciona problemas, ya que solo apoya el proceso de la toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una decisión, de optarla y de realizarla es de los administradores, no del DSS.

EJEMPLOS DE DSS:

Existen varios software de sistemas de soporte a la toma de decisión de acuerdo a las necesidades de la organización en cuanto a volumen de información, capacidad, etc., es así que podemos encontrar DSS para empresas grandes, medianas, pequeñas y micros.

ExpertChoice

El software conocido como ExpertChoice (www.expertchoice.com) es otra herramienta útil para el soporte a la toma de decisiones. Este programa incorpora a la decisión la información tangible y no tangible. Sintetiza la sabiduría de un grupo tomador de decisiones para reflejar correctamente prioridades en la toma de decisión.        

ExpertChoice agrega estructura al proceso de decisión ayudando a grupos a enfocarse en objetivos y su importancia relativa con la organización. El software le permite a grupos calificar efectivamente la relevancia y congruencia entre las opciones y sus metas para determinar la mejor solución posible. ExpertChoice tiene un precio desde $1,195 dólares para una estación de trabajo hasta $29,995 dólares para grupos de 25 usuarios en el proceso de decisión.

En la figura muestra un DSS basado en Expertchoice, desarrollado en una planta de manufactura de empaques en Tijuana, y aplicado a la selección de sus proveedores de materias primas bajo criterios como calidad, documentación del producto, entregas a tiempo, niveles de servicio, costos, etc. Los historiales, sobre estos criterios, guardados en una base de datos son empleados para determinar la preferencia del proveedor con mejor desempeño.

“DecisionTime”

El paquete de “DecisionTime” permite a cada tomador de decisiones en la organización, entre otras cosas, crear un pronóstico sofisticado. Posteriormente, puede exportar esta información para analizarla con “Whatif?”. Este segundo paquete permite explorar fácilmente varios posibles escenarios de una manera interactiva. Por ejemplo, digamos que usted es un gerente de producción para una compañía que realiza ventas por catálogo. Su misión es aumentar las ventas brutas en un 20% en el año. Su solución propuesta es crear un pronóstico de ventas a 12 meses para sus canales principales de ventas y evaluar el cumplimiento de la meta. Si el pronóstico indica que no se cumplirá, usted buscará ajustar ese pronóstico para asegurarse que la meta va a cumplirse. Con esto en mente, el trabajo fuerte de procesamiento lo hace el programa.

De hecho, lo lleva de la mano paso por paso. “DecisionTime” le guía para que primero introduzca los datos del historial de ventas de la empresa. Luego, podrá seleccionar una hoja de cálculo usada por su compañía para rastrear ventas y el mercado. A continuación, elige las variables que desea pronosticar y los periodos del pronóstico. Posteriormente, selecciona factores relevantes disponibles que afectan al pronóstico. No requiere preocuparse por la relevancia de cada factor ya que el programa lo ajustará por usted. Finalmente, con un "click" en Finish, “DecisionTime” automáticamentecreará el pronóstico en cuestión de segundos.

Usted observa los resultados y nota que a ese paso no alcanzará la meta. Con “Whatif?”, puede refinar interactivamente su modelo de pronóstico y analizar diferentes escenarios hasta que su meta se cumpla. El paquete de “DecisionTime” tiene un precio de lista de $1,949.00 dólares mientras que “Whatif” tiene costo de $349.00 dólares. Un precio más a las posibilidades de las pequeñas empresas y organizaciones a diferencia de las inversiones millonarias en alguna solución de SAP u Oracle, por mencionar algunas.

ERP

“ ERP ”

(Enterprise Resource Planning)

Ø Concepto:

Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP  es un término genérico para un conjunto de actividades ejecutadas por un software               multi-modular, que tiene por objetivo ayudar a los administradores de una empresa en las fases importantes de su negocio, incluyendo el desarrollo de productos, compra ventas de ítems, mantenimiento de stocks, interacción con los proveedores, servicios a clientes y seguimiento de órdenes de producción. El ERP puede también incluir módulos aplicativos para los aspectos financieros e incluso para la gestión de recursos humanos. Típicamente, un sistema ERP usa o está integrado a una base de datos relacional.

El ERP emplea tecnología cliente/servidor. Esto significa que el usuario del sistema (cliente) corre una aplicación (rutina de un módulo del sistema) que accede a la información de una base de datos única (servidor). El banco de datos interacciona con todos los aplicativos del sistema. De esta forma, se elimina la redundancia de información y redigitación de datos, lo que asegura la integridad de la información obtenida. Es montado sobre una base de datos central interaccionando con los distintos módulos de una arquitectura ERP, dentro de una visión logística de administración de recursos, estando en un extremo los clientes y en el otro los proveedores.

En resumen es una forma de utilizar la información a través de la organización de forma más proactiva en todas las unidades de negocio que conforman una empresa como lo son: Producción, compras, inventario y cadena de suministros, abastecimiento, finanzas, recursos humanos, logística y distribución, ventas, servicio al cliente y relación con proveedores. Nos encontramos en una época de intercambio con otros países, llamado globalización; en donde las compañías tienen interacción con clientes y proveedores de todas partes del mundo. Este tipo de soluciones ERP les permitirá mantenerse a la vanguardia e innovación para tener éxito en los mercados en los que se desarrollan. Y poder estar al nivel de las empresas de cualquier parte del mundo. Los ERP, han llevado a las empresas a ser agentes de cambio, para obtener el liderazgo en sus mercados.

v  Características fundamentales:

+ Integración: El objetivo de un sistema ERP es integrar todos los procesos de la empresa, entendiéndola como una serie de áreas que se relacionan entre sí.  Este enfoque permite una mayor eficiencia, reducción de tiempo y costes.                                                                                                                                                           Una base de datos centralizada es la que suele facilitar el flujo de información entre los diferentes módulos. Es importante destacar que en un sistema ERP los datos se ingresan una sola vez para su utilización en el sistema. Estos deben ser consistentes, completos y comunes. De esta forma se evita la duplicidad de información.

+ Flexibilidad: Un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente/servidor permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.

+ Modularidad: El sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y o/adaptabilidad de otros módulos posteriormente.

+ Comprensivo: El sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área negocios.

+ Conectividad: El sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.

+ Selección de diferentes formas de negocio debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.

+Simulación de la Realidad debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en el ordenador. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso negocial y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.

Casos en el Perú

v  CERTIFICACIONES DEL PERU S. A. “CERPER”

• RUC: 20100011884
• Razón Social: CERTIFICACIONES DEL PERU S. A. “CERPER”
• Página Web: http://www.cerper.com/
• Nombre Comercial: CERPER
• Tipo Empresa: Sociedad Anónima
• Condición: Activo
• Fecha Inicio Actividades: 01 / Febrero / 1971
• Actividad Comercial: Ensayos y Análisis Técnicos
• CIIU: 74220

v  CEMENTO ANDINO

         

• RUC: 20129497077
• Razón Social: CEMENTO ANDINO S.A.
• Nombre Comercial: CASA
• Tipo Empresa: Empresa de Economía Mixta
• Condición: Activo
• Fecha Inicio Actividades: 21 / Mayo / 1952
• Actividad Comercial: Fabricación de Cemento, Cal y Yeso.
• CIIU: 26944

La compañía se vio en la necesidad de buscar una solución que le permitiera optimizar los procesos del negocio y consolidar las bases de datos pues hasta ese momento existían dos, una en Lima y otra en la fábrica, ubicada en la sierra central, con un sistema e no era totalmente efectivo porque la información estaba desfasada. Esto en algunas ocasiones generaba problemas de actualización al no contar con la información a tiempo. Dicha situación era crítica al consolidar y conciliar la venta y el despacho diario y más aún al final de mes por los cierres contables y el manejo de inventarios. Teniendo en cuenta lo anterior, Cemento Andino decidió evaluar las diferentes ofertas del mercado. "Buscamos un sistema que nos permitiera crecer conjuntamente, es decir, a todas las áreas a una misma velocidad en el tiempo, a través de experiencias y funcionalidades probadas y con beneficios a largo plazo" aseguró Palza.

E-business

·  Concepto:

     Si bien es cierto, no existe una única definición del término e-business, la mayoría de autores coinciden en que es una evolución del modelo tradicional del negocio, que implica cambios estructurales apoyados en tecnologías que conservan los estándares de Internet y que incluye una visión de multicanalidad, es decir una trasformación de los diferentes canales que un individuo o negocio utiliza para relacionarse con la organización. Entre estos canales se cuentan el teléfono, Internet, correo electrónico, la fuerza de ventas, fax, etc.

     Como complemento del modelo tradicional, las estrategias de e-business ofrecen ventajas que tocan las diferentes actividades del negocio. Desde reducciones de costos asociadas a la automatización de procesos, mejoramiento de la relación con los clientes a través de nuevos canales de contacto, pasando por el fortalecimiento de los canales de ventas a través de la automatización de los mismos, hasta el aprovechamiento de la experiencia y conocimiento que adquiere la organización; entre otros, son ventajas de utilizar canales electrónicos. 

 

     Si tanto la estrategia general como la de e-business se basan en visiones de largo plazo,  ellas comparten características que las hacen complementarias. ¿De que manera se relacionan estas dos estrategias?

·       Características:

 

         Existen cinco puntos denominados las 5 c´s, y que caracterizan una adecuada                           integración del contenido e-business:

1. Contenido: Es la información que se coloca dentro de la página en Internet.
2. Contexto: Es la experiencia buena o mala que el usuario tendrá al visitar el sitio Web.
3. Comunidad: Se refiere a captar a un grupo de personas dentro de la Internet que tengan gustos similares y que se identifiquen con el contenido del sitio.
4. Comercio: El negocio debe generar utilidades.
5. Colaboración: Son alianzas entre empresas que permitan ofrecer mejores servicios y productos.

·         Modelos: BtoB, BtoC, CtoC

B2B

(Busissnes to Busissnes o B-to-B) Negocio a negocio. Consiste en el comercio electrónico entre empresas a través de Internet. Esto incluye la presentación de propuestas, negociación de precios, cierre de ventas, despacho de pedidos y otras transacciones. Con este método se agiliza notablemente el tiempo empleado para esta contratación, ya que los pedidos a través de Internet se tramitan en tiempo real. También abarata los costos del pedido, se pueden comunicar con otras empresas de lugares distantes, e incluso de otros países; por otra parte, el ahorro de tiempo es en sí un valor económico importante.

B2C

( Business-to-Consumer o B to C) negocio a consumidor. Se refiere a la estrategia que desarrollan las empresas comerciales para llegar directamente al cliente o usuario final. A pesar del sentido amplio de la expresión B2C, en la práctica, suele referirse a las plataformas virtuales utilizadas en el comercio electrónico para comunicar empresas (vendedoras) con particulares (compradores). Por eso, el uso más frecuente es Comercio electrónico B2C.

C2C

(Consumer to Consumer o C to C) Se refiere a la estrategia costumer, cliente a cliente. Se utiliza este término para definir la estrategia de negocio en la red que pretende relacionar comercialmente el usuario final con otro usuario final. Una estrategia C2C para Internet sería aquélla que define un negocio cuyo objetivo es facilitar la comercialización de productos y/o servicios entre particulares, como por ejemplo e-bay o mercadolibre.com.

En esta estrategia las transacciones privadas entre consumidores que pueden tener lugar mediante el intercambio de correos electrónicos o el uso de tecnologías P2P (Peer to Peer), es un método sencillo para que las empresas se inicien en el comercio electrónico.

Casos en el Mundo: 

ü  Amazon.com.

¿Qué producto ofrecen?

    Amazon es una empresa estadounidense de comercio electrónico, dedicada a la venta de productos por Internet. Comenzó con la venta de libros y hoy se ha convertido en una de las empresas más grandes de Internet con toda clase de productos en sus listas. Es la empresa minorista más grande de Estados Unidos y uno de los sitios más populares de Internet, preferida como destino de compras.

 

  

   ¿Cómo lo ofrecen?

En Amazon, no sólo se puede comprar, sino también vender. Por medio del sitio, las personas o las empresas, grandes o pequeñas, de todo el mundo, venden sus productos, que pueden ser casi cualquier cosa. Otra característica de Amazon es que permite a los usuarios comentar cada producto en su respectiva página y evaluarlos de una a cinco estrellas. Además, los mismos comentarios pueden ser comentados y existe la opción de acreditar el origen de ellos ya que en una ocasión, y debido a un error en la página se descubrió que muchos comentaristas eran los mismos vendedores de los productos tratando de darles popularidad. Este sistema de comentarios está funcionando especialmente en Estados Unidos.

 

    

   ¿Qué los hace diferentes?

Lo que hace a Amazon especial, es su esfuerzo por personalizar el servicio que proporciona a cada usuario. La persona se registra en el sitio con sus datos personales y una vez hecho eso, no importa la experiencia que tenga en Internet ya que en Amazon se asiste al usuario como si hubiese un vendedor personal preparado para ayudar a quien lo necesite. Entonces, las personas no sólo encuentran variedades enormes de ofertas y productos, sino la guía y recomendaciones especiales para tener una buena experiencia. Amazon se esfuerza en conocer al cliente y hacerle el seguimiento apropiado. Por eso, además, se basa en experiencias anteriores de compra para recomendar qué hacer en la siguiente ocasión de visita. También hay guías de personas que ya han comprado lo mismo que se está buscando.

   ¿Por qué los clientes los prefieren?

Los primero que atrae de Amazon es la gran variedad de productos que ofrece. En el sitio se pueden encontrar libros, música, artículos deportivos, de casa, de jardín, computacionales, ropa, comida, joyas, productos de belleza, juguetes y en fin, todo lo que se necesite. Por eso, se considera a Amazon como un centro comercial virtual, en el que las personas pueden explorar hasta encontrar lo que buscan.